Hoe bouw je een facilitaire organisatie op… als die er nog niet is?
Precies dat was de vraag waar onze klant voor stond. Geen bestaande afdeling. Geen processen. Geen leveranciers. En wél een geplande verhuizing. Voor ons als team van Naest is dát het moment waarop we op ons best zijn. Bouwen vanaf nul, samen met onze klant. En dat deden we. In vijf fases. Met voeten in de klei, blik op de toekomst en altijd mensgericht.
1. Ontdekken & ontwerpen
Waar sta je voor, als facilitaire organisatie? Wat wil je wél doen en wat juist niet? Onder leiding van onze adviseur-collega zijn we samen met de klant aan de slag gegaan in een aantal werksessies. Geen standaard structuur, maar een ontwerp op maat. Vanuit de Why – How – What hebben we elk facilitair portfolio onder de loep genomen: van receptie tot schoonmaak, van gebouwonderhoud tot catering.
Belangrijk uitgangspunt: “Wat je inricht, moet bijdragen aan hoe je samen wilt werken.”
2. Inkopen & implementeren
De klant koos voor een IFM-aanpak met onderaannemers; een bewuste keuze om specialistisch vakmanschap in huis te halen, zonder zelf de regie te verliezen. Voor elk onderdeel is een apart inkooptraject gestart. Soms met voorkeursleveranciers, soms met marktverkenning. Maar altijd zorgvuldig. Want een goede start begint met heldere afspraken, wederzijds vertrouwen en een gedeeld beeld van succes.
3. Opstarten & vlammen
Nog vóór de officiële verhuizing was ons team op locatie. Magazijnkasten in elkaar schroeven, basisvoorraden aanleggen, 600 toegangspassen regelen, handboeken schrijven, meters maken (soms letterlijk: >20.000 stappen per dag): alles om klaar te zijn voor dag één.
“Als de eerste medewerker binnenkomt en alles werkt… dan weet je waar je het voor doet.”
4. Verdiepen & versnellen
Een nieuw pand brengt altijd gedragsverandering met zich mee. Wat is er écht nodig voor teams om goed te landen en te functioneren in hun nieuwe omgeving? Na de livegang startten we met verdieping: afdelingen spreken, gedrag observeren, gebruik monitoren. Soms bleek een standaard proces te knellen. Soms kwamen nieuwe behoeften aan het licht. En soms was het juist tijd om iets níét meer te doen.
Sleutelvraag: “Hoe kan facilitair bijdragen aan het werkplezier en de effectiviteit van deze specifieke afdeling?”
5. Luisteren & bijsturen
Verhuizen is méér dan dozen schuiven. Het raakt mensen. Daarom is het essentieel om juist in deze fase zichtbaar, wendbaar en responsief te zijn. Snelle acties op laaghangend fruit. Gelijkwaardigheid in het gesprek. En het lef om te zeggen: “dit kan beter, laten we het anders doen.”
De belofte van een sterke start
Inmiddels staat er een facilitaire organisatie die draait, groeit en meebeweegt. Gebouwd op maat, gedragen door mensen, met ruimte voor verbetering. Dat is waar wij in geloven.
Sta jij voor een verhuizing? Of is het tijd om je facilitaire fundament te vernieuwen?
Wij staan graag Naest je.
(geschreven door: Emma van der Zouwen, regisseur & oplosser bij Naest)