In vijf maanden van blanco canvas naar een bruisende facilitaire basis –Integrated Facilitair Management (IFM) bij Aegon
Hoe bouw je een facilitaire organisatie op… als die er nog niet is? Precies dit was december ’24 de harde realiteit van Aegon. Geen bestaande afdeling. En wél een verhuizing van 600 collega’s van Den Haag naar Schiphol. Voor Naest is dát het moment waarop we op ons best zijn. Bouwen vanaf nul, samen met onze klant. En dat deden we binnen vijf maanden. In vijf fases. Met de voeten in de klei, blik op de toekomst en altijd mensgericht.
De aanleiding en uitdaging(en)
Na het samengaan en Aegon en ASR, koos Aegon voor een nieuw hoofdkantoor voor haar 600 medewerkers. De keuze viel op het prachtige WTC op Schiphol (7 verdiepingen en 7200m2). Een uitdagende start. Want de facilitaire basis was na de overname van ASR niet meer aanwezig. Er waren geen uitgedachte serviceconcepten, geen bestaande leveranciersrelaties en geen FM-team voor dagelijkse aansturing. Wat het helemaal uitdagend maakte was het tijdsbestek. Binnen 5 maanden moest het nieuwe hoofdkantoor up and running zijn!
Ons advies in dit ambitieuze traject
Start samen, met het eindresultaat scherp voor ogen. Dat geeft richting en verbindt. Kies bewust voor elkaar op basis van gedeelde waarden en maak deze concreet en specifiek. Houd het tempo hoog door een dag start, een strakke planning en pressure cooking: een intensieve periode met afgebakende sessies per onderwerp, waarin de juiste mensen snel van concept naar gedragen besluit komen. Richt besluitvorming compact in met korte lijnen. Bespreek knelpunten in de dag start en neem direct een besluit. Accepteer dat dit traject intensief is en maak daar ruimte voor. Stuur continu op balans tussen snelheid en zorgvuldigheid.
Overweeg het 1+5-principe. Dit betekent: starten met een samenwerking van één jaar, gevolgd door een re–design en een evaluatie. Bij een positieve uitkomst wordt de IFM-samenwerking met vijf jaar verlengd. Zo ontstaat rust en vertrouwen om onderbouwde keuzes te maken, conceptueel, juridisch en operationeel. Tegelijk blijft de volledige IFM-keten wendbaar en in staat om zowel kleine als grote aanpassingen op te vangen.
Onze werkwijze
Vanuit dit advies brachten wij een nieuwe werkomgeving in vijf stappen tot leven: van scherpe keuzes vooraf tot dagelijks beter worden in de praktijk.
Fase 1. Ontdekken & ontwerpen facilitair service concepten
We ontdekten samen met Aegon welke waarde FM moet opleveren. Wat is het zuivere bestaansrecht voor welke stakeholders? Wat hebben zij nodig om goed te functioneren? Op basis van werksessies ontwierpen we een maatwerk serviceconcept per portfolio, van receptie tot schoonmaak en van onderhoud tot catering. Altijd vanuit één uitgangspunt: wat je inricht, moet bijdragen aan hoe je samenwerkt.
Resultaat
Een helder en gedragen serviceontwerp dat richting geeft aan keuzes, inrichting en samenwerking.
Fase 2. Inkopen & implementeren
We richtten de IFM-structuur in met gespecialiseerde partners, terwijl de regie bij de klant bleef. Per onderdeel doorliepen we een zorgvuldig inkooptraject, met actieve betrokkenheid van de klant. We maakten duidelijke afspraken, kozen bewust voor partners en legden de basis voor samenwerking.
Resultaat
Een werkende leveranciersstructuur met flexibiliteit van een jaar en een commitment voor vijf jaar.
Fase 3. Opstarten & vlammen
Nog vóór de officiële verhuizing was ons team op locatie. Magazijnkasten in elkaar schroeven, basisvoorraden aanleggen, 600 toegangspassen regelen, handboeken schrijven, meters maken (soms letterlijk: >20.000 stappen per dag): alles om klaar te zijn voor dag één.
Resultaat
Een soepele start waarin medewerkers direct konden werken en de facilitaire organisatie vanaf dag één functioneerde.
Fase 4. Verdiepen & versnellen van de facilitaire performance
Een nieuw pand brengt altijd gedragsverandering met zich mee. Na de livegang brachten we in beeld wat echt werkt in de praktijk. We spraken met teams, observeerden gedrag en monitorden gebruik. We stuurden bij waar processen knelden en speelden in op nieuwe behoeften. Sleutelvraag: “Hoe kan facilitair bijdragen aan het werkplezier en de effectiviteit van deze specifieke afdeling?”
Fase 5. Luisteren & bijsturen
Verhuizen is méér dan dozen schuiven. Het raakt mensen. Daarom is het essentieel om juist in deze fase zichtbaar, wendbaar en responsief te zijn. Snelle acties op laaghangend fruit. Gelijkwaardigheid in het gesprek. En het lef om te zeggen: “Dit kan beter, laten we het anders doen.”Resultaat
Vertrouwen bij medewerkers en een facilitaire organisatie die wendbaar blijft en zich blijft aanpassen aan de praktijk.
Inmiddels staat er een compact professionele facilitaire organisatie die draait, groeit en meebeweegt met Aegon. Gebouwd op maat, gedragen door mensen, met ruimte voor verbetering. Medewerkers zijn blij, kwalitatief en financieel volledig in control en FM dat strategische waarde creëert en meebeweegt met de belangrijke strategische keuzes.
In deze opdracht kwamen alles samen waar wij bij Naest sterk in zijn: facilitair management, tijdelijk leiderschap, hospitality en vooral het maken van oprechte verbinding. Want een locatie draait pas echt goed als processen kloppen én mensen zich gezien voelen.
Het resultaat
“Naest is een partner in de ware betekenis van het woord.”
Wil jij je facilitaire organisatie outsourcen? Heb je behoefte om echt samen te werken?
En ben je benieuwd hoe mensgerichte ondersteuning werkt in de praktijk? Ik denk graag mee! Arjan Elst – Relatiebouwer & Eigenaar
Dit vind je misschien ook interessant
Welkom Ieva: met lef, energie en oog voor mensen
In vijf maanden van blanco canvas naar een bruisende facilitaire basis – Integrated Facilitair Management (IFM) bij Aegon
Leiderschap in FM begint buiten de vergadertafel
Laten we
samen werken
Wil je ontdekken hoe wij jouw organisatie kunnen versterken? Neem contact met ons op. Samen maken we facility management menselijker, sterker en inspirerender.